Oprogramowanie do właściwego opisania problemu metodą 5W2H
5W2H, czyli jak prawidłowo wykonać opis problemu
Jednym z kluczowych elementów w rozwiązywaniu problemów, jeśli nie najistotniejszym, jest właściwe jego opisanie, dzięki czemu możliwe będzie szybsze rozwiązanie - taką możliwość daje zastosowanie metody 5W2H, czyli zadanie 7 pytań, z których 5 rozpoczyna się na W, a 2 na H, rzecz jasna w języku angielskim.
Rozwiązywanie problemów jakościowych jest jednym z kluczowych elementów działalności operacyjnej każdego zakładu produkcyjnego. Koszty finansowe naliczane przez klientów za reklamacje i skutki ich konsekwencji generują straty. W niektórych przypadkach mogą wręcz przesądzić o losach firm. Skuteczne radzenie sobie z problemami leży w interesie zarówno dostawcy, jak i klienta.
Jednym z elementów analizy rozwiązywania problemów jest metodologia 5W2H. Jest to część raportu 8D zdefiniowanego w kroku D2 – Opis problemu. Jak już wspomniano polaga ona na udzielniu odpowiedzi na 7 pytań.
Pytania 5W2H
What? - Co dokładnie się stało? Jakiego produktu dotyczy problem? Na czym dokładnie polega problem (gdzie na produkcie pojawia się wada)? Który komponent ma ten problem?
Who? - Kto jest zaangażowany w sytuację i kogo ona dotyczy? Który klient zgłosił problem? Których jeszcze klientów może dotyczyć problem?
Where? - Gdzie wystąpił problem? Na której maszynie? Przy jakich ustawieniach maszyny i na której operacji? Jeżeli problem został wykryty u klienta, konieczne jest pozyskanie tych informacji.
When? - Kiedy po raz pierwszy zaobserwowano problem? Jest to ważne, ponieważ pozwala określić horyzont czasowy, na którym należy się skupić oraz sporządzić listę zmian, które w tym czasie następiły, a mogły stanowić przyczynę problemu.
Why? - Dlaczego wystąpił problem? Jakie są obecnie znane przyczyny wystąpienia problemu? W odpowiedzi na to pytanie przydatne będą analizy rozwiązywania wcześniejszych problemów tego typu, zgłoszenia niezgodności oraz wyniki audytów wewnętrznych (np. Layered Process Audits – LPA).
How? Jak (w jaki sposób) wykryto problem? Na jakiej podstawie osoba zgłaszająca stwierdziła, że wystąpił problem: kontrola wizualna, pomiary? Czy problem występuje ciągle czy tylko przy spełnieniu prewnych warunków? Jakich?
How many? - Jak duża jest skala problemu? Ilu sztuk wyrobów dotyczy problem? Z jaką częstotliwością: czy 100% sztuk jest wadliwych czy np. partia z 1 zmiany czy 1 na X sztuk jest wadliwa? Określenie skali pozwala na odpowiednie zaadresowanie działań korekcyjnych.
Opis problemu 5W2H w Action Plan
Oprogramowanie Action Plan dostawcza wielu narzędzi, które mogą okazać się przydatne nie tylko w rozwiązywaniu problemów np. z wykorzystaniem metody 8D, ale także stricte do opisania problemu w ramach pytań 5W2H. Są to m.in.:
- Biblioteka szablonów z gotowym planem działań w ramach 5W2H,
- System powiadomień email i push poprawiajacy efektywność komunikacji w zespole,
- Przejrzysty widok planu działań jako tabela z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi lub jako wykres Gantta,
- Automatycznie tworzona baza wiedzy umożliwiajaca bardziej wydajne i dokładniej skierowane działania w przyszłości,
- Dostęp do raportów i wykresów w czasie rzeczywistym, a także możliwość eksportu surowych danych do formatu XLSX celem przeprowadzenia dalszych analiz poza systemem.
Kluczowe korzyści z zastosowania Action Plan do opisu problemu
Oszczędność czasu i natychmiastowe działanie - Skorzystaj z gotowego szablonu planu działań do odpowiedniego opisania problemu metodą 5W2H, aby rozpocząć analizę tak szybko jak to tylko możliwe. Dostosuj szablon do inywidulanych wymagań organizacji, aby jeszcze lepiej odzwierciedlał specyfikę zakładu i żeby móc uruchomić plan działań 5W2H jednym kliknięciem.
Odpowiednie przydzielenie odpowiedzialności - W Action Plan wszystkie odpowiedzialności są jasno i konkretnie określone: właściciel planu działań, również związanego z 5W2H, dokładnie wie kto jest odpwowiedzialny za każdy z punktów i na jakiem etapie są prace. Ponadto dysponuje szeregiem narzędzi usprawniajacych komunikację w ramach zespołu zajmującego się rozwiązaniem problemu.
Szybsze wyciaganie wniosków i sprawne rozwiązywanie podobnych problemów - Wszelkie informacje, dane, komentarze, załączniki i analizy powstawłe w wyniku realizacji planu działań związanego z opisaniem problemu z wykorzystaniem 5W2H tworzą ustrukturyzowaną bazę wiedzy, która może być wykorzystana do jeszcze szybszego i bardziej efektywnego rozwiązania problemów zaistniałych w przyszłości.
Jak uruchomić Action Plan w 3 krokach?
Krok 1
Kliknij w link poniżej i wypełnij krótki formularz, w którym poprosimy Cię o podanie kilku podstawowych informacji o Twojej organizacji.
Krok 2
Jeden z naszych specjalistów skontaktuje się z Tobą i wspólnie umówicie spotkanie online, na którym przekonasz się jak Action Plan sprawdzi się w Twojej organizacji.
Krok 3
Na podstawie uzyskanych informacji przygotujemy odpowiednio skonfigurowany Action Plan i udostępnimy do darmowego testowania nawet na 60 dni! W trakcie okresuy testowego pomagamy Ci jak najefektywniej wykorzystać narzędzie.