Harmonogram audytów

Moduł audytowy systemu Action Plan w ramach jednego uniwersalnego widoku umożliwia stworzenie harmonogramów dla wszystkich typów audytów, również wielowarstwowych, zachowując przy tym przejrzystość informacji. Na grafice poniżej widoczny jest przykładowy harmonogram obejmujący zarówno audyty "płaskie" jak i warstwowe.

Nawigacja

Domyślnie po wejściu w harmonogram użytkownik widzi plan audytów na cały bieżący rok. Odpowiednie linki w pasku nawigacyjnym pozwalają przełączyć widok o rok wstecz lub rok do przodu. Kliknięcie w nazwę miesiąca przeniesie użytkownika do bardziej szczegółowego widoku miesięcznego, na którym widać audyty zaplanowane na konkretne dni miesiąca kalendarzowego.

Okresy audytowe

Na widoku rocznym można zauważyć, że każdy miesiąc jest podzielony dokładnie na 4 okresy, które nie pokrywają sią z tygodniami. Wynika to ze specyfiki planowania audytów w systemie Action Plan. Każdy miesiąc kalendarzowy jest podzielony na 4 okresy w następujący sposób:

• I okres od 1-go do 7-go dnia miesiąca
• II okres od 8-go do 14-go dnia miesiąca
• III okres od 15-go do 21-go dnia miesiąca
• IV okres od 22-go do końca miesiąca

Definiowanie nowego harmonogramu

Klikając w wybrany okres okres audytowy w strefie użytkownik może zaplanować nowy harmonogram. Grafika poniżej przedstawia formularz, który wyświetla się podczas jego tworzenia.

Formularz składa się z następujących pól:

• Strefa - utworzona wcześniej strefa, na której przeprowadzany bedzie audyt. Wybrana przy kliknięciu w okres.
• Autor audytu - użytkownik, który tworzy harmonogram.
• Rozpoczęcie - data rozpoczęcia harmonogramu. Wskazuje, po którym dniu audyty zaczną się generować.
• Zakończenie - data zakończenia audytu. Dzień, po którym audyty przestaną się generować. Jest polem opcjonalnym.
• Warstwa - warstwa listy kontrolnej, której dotyczy tworzony harmonogram. Za pomocą przycisku Dodaj kolejną warstwę mozliwe jest ustalenie harmonogramu dla kilku warstw, z których każda może być audytowana z różną częstotliwością. Aby usnuąć warstę należy kliknąć w ikonę kosza.
• Częstotliwość - jak często ma być generowany audyt.
• Dzień tygodnia - dzień tygodnia, w którym wygenerowany zostanie audyt. Domyslnie wybrana opcja Określony przez system sprawi, że audyt będzie generowany w pierwszym roboczym dniu wybranego okresu.
• Czas na wykonanie audytu [dni] - ilość dni, jaką przypisany użytkownik ma na wykonanie wygenerowanego audytu. Po ich upłynięciu audyt dalej może zostać wykonany, ale w raportach będzie liczony jako Wykonany po czasie.
• Audyt ulotny? - pole określające, czy wygenerowany audyt ma zniknąć po zakończeniu w przypadku, gdy nie wykazał żadnych niezgodności.
• Audytor - użytkownik, któremy zostanie przypisany wygenerowany audyt. Możliwe do wybory są osoby z grupy audytorów przypisanej do danej strefy, lide strefy, oraz opcja losowy, wybierająca za każdym razem któregoś z audytorów z grupy, poza osobami wykluczonymi z losowania.
• Audytorzy wykluczoni z losowania - lista wszystkich audytorów z przypisanej grupy, na której można zaznaczyć osoby, które mają nie być brane pod uwagę przy losowaniu audytora.

tip

Możesz wykluczyć z losowania kilka osób zaznaczając je w polu trzymając naciśnięty klawisz CTRL lub CMD na komputerach Mac.

Po wypełnieniu wszystkich pól należy zatwierdzić utworzenie harmonogramu klikając w przycisk Zapisz.

caution

W przypadku wybrania częstotliwości Codziennie harmonogram nie będzie widoczny na widoku rocznym. Aby zobaczyć go należy wejść w widok miesięczny.