Zaawansowana konfiguracja planu
Poza standardowymi zależnymi i niezależnymi działaniami, Action Plan umożliwia również bardziej zaawansowaną konfigurację planów działań - listy zadań i zagnieżdżone plany działań.
Lista zadań
Ta niezwykle wygodna w użyciu funkcja pozwala stworzyć listę zadań do wykonania w ramach działania. Zadania na liście nie mają przypisanej osoby odpowiedzialnej i każdy z odpowiednimi uprawnieniami może oznaczyć je jako ukończone. Informacja o tym, kto wykonał dane zadanie, jest widoczna na liście.
Wprowadzenie zadań zmienia zachowanie się działania, a konkretnie przejmuje kontrolę nad paskiem postępu realizacji. Korzystając z listy działań, użytkownik nie ma możliwości przesuwania suwaka, ale kontroluje go poprzez odznaczanie kolejnych zadań jako wykonanych. Zaznaczenie ostatniego zadania powoduje przejście działania do statusu ukończone.
Aby dodać listę zadań do działania, wejdź w Plany działań w boczym menu. Wybierz interesujący Cię plan działań, a następnie kliknij w numer wybranego działania. Otowrzy się okienko, takie jak w grafice poniżej. W nim możliwe jest dodanie, edycja i usunięcie zadań. Należy pamiętać, że zadanie nie mogło zostać wcześniej rozpoczęte (tzn. pasek postępu musi wskazywać 0%).
Zagnieżdżone plany działań
Tworzenie planów działań jest możliwe w ramach innych planów działań, tak, że jedno działanie w planie nadrzędnym może reprezentować kolejną złożoną strukturę. Dodatkowo plany można zagnieżdżać wielokrotnie, co, jak napisano powyżej, pozwala budować praktycznie nieograniczone struktury.
Tworzenie zagnieżdżonego planu
Po pierwsze nadrzędny plan działań musi istnieć i mieć nadany numer AP-XXXX. Znajdując się na widoku planu nadrzędnego, tworzenie planu zagnieżdżonego można zainicjować na 3 sposoby:
- Poprzez zamianę działania na plan — punkt [1] na poniższej grafice
- Poprzez utworzenie planu jako działania równoległego — punkt [2] na poniższej grafice
- Poprzez utworzenie planu jako działania zależnego — punkt [3] na poniższej grafice
Po utworzeniu planu zagnieżdżonego, działanie w planie nadrzędnym staje się całkowicie zależne od zmian w planie niższego poziomu. Użytkownik nie tylko traci kontrolę nad bezpośrednią zmianą postępu prac, tak jak ma to miejsce przy zastosowaniu listy zadań, ale również nie może edytować bezpośrednio żadnych innych atrybutów działania, w tym: tematu, opisu, rozwiązania, osoby odpowiedzialnej czy dat. Edycja tych parametrów możliwa jest tylko poprzez plan zagnieżdżony.
Temat, Opis i Rozwiązanie zagnieżdżonego planu działań są tożsame z odpowiednimi polami w działaniu w planie nadrzędnym, natomiast właściciel planu zagnieżdżonego jest osobą odpowiedzialną za działanie w planie nadrzędnym.
Ukończenie planu zagnieżdżonego jest równoznaczne z oznaczeniem powiązanego z nim działania w planie nadrzędnym jako wykonanego.
Usuwanie zagnieżdżonego planu
Jeśli z jakichś powodów zajdzie konieczność zlikwidowania zagnieżdżonego planu działań to taka opcja jest dostępna, dopóki żadne z działań planu zagnieżdżonego nie zostało rozpoczęte. Inaczej mówiąc, postęp prac planu zagnieżdżonego jest równy 0%. W takim przypadku opcja Zmień na standardowe działanie dostępna jest w menu kontekstowym działania w planie nadrzędnym.
Likwidacja planu zagnieżdżonego jest operacją destrukcyjną, gdyż usuwa całą strukturę planu zagnieżdżonego i nieodwracalną, więc należy korzystać z niej rozważnie.